Factureren als ZZP’er in 2026: verplichte gegevens, uitzonderingen en btw-logica
Geen factuurtemplate-blog, maar een specialistische gids: wanneer u moet factureren, wat verplicht op de factuur staat, hoe vereenvoudigde facturen werken en waarom buitenlandse klanten, KOR en verlegde btw niet in één standaardfactuur passen.
Deze pagina is volledig herbouwd. De oude versie zette factureren neer als een vaste lijst met 10 punten, één EU-regel en wat losse incassotips. Voor 2026 is dat te grof. De Belastingdienst maakt juist onderscheid tussen wanneer u moet factureren, welke gegevens verplicht zijn en welke btw-logica bij de specifieke transactie hoort. Een goede factuur is dus geen template, maar een fiscale samenvatting van wat er werkelijk is geleverd.
Factureren begint niet bij een template, maar bij de transactie
Veel zzp’ers starten met een standaard pdf-layout en vullen daarna pas de details in. Fiscaal is de volgorde andersom. Eerst bepaalt u:
- aan wie u levert: ondernemer, rechtspersoon of particulier
- wat u levert: goederen of diensten
- waar de prestatie belast is: Nederland, ander EU-land of elders
- of btw wordt berekend, verlegd of niet vermeld
Pas daarna kunt u weten welke factuurtekst, btw-vermelding en aanvullende gegevens correct zijn. Dat is precies waarom generieke factuurvoorbeelden zo vaak misgaan bij KOR, verleggingsregels en buitenlandse klanten.
Wanneer bent u verplicht een factuur uit te reiken?
Volgens de Belastingdienst bent u verplicht een factuur uit te reiken voor de goederen en diensten die u levert aan andere ondernemers en aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn. Bij leveringen aan particulieren ligt dat anders: daar bent u niet in alle gevallen verplicht om een factuur uit te reiken.
Ook de timing is niet vrijblijvend. De Belastingdienst zegt dat u de factuur moet uitreiken vóór de 15e dag van de maand na de maand waarin u hebt geleverd.
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
De Belastingdienst noemt voor een gewone factuur onder meer deze verplichte gegevens:
- uw naam en adres
- uw btw-identificatienummer
- uw KvK-nummer, als u in het Handelsregister staat
- naam en adres van uw afnemer
- de factuurdatum
- een opeenvolgend factuurnummer
- wat u hebt geleverd
- de datum van levering of vooruitbetaling, als die afwijkt van de factuurdatum
- het bedrag dat u in rekening brengt, uitgesplitst naar btw-tarief of vrijstelling
- het toegepaste btw-tarief
- het btw-bedrag
Belangrijker dan het tellen van “10 punten” is dus dat u begrijpt welke gegevens afhankelijk zijn van het fiscale scenario. Bij vrijstelling, verlegging of KOR verandert niet alleen het btw-bedrag, maar soms ook de toelichtende tekst die op de factuur moet staan.
Vereenvoudigde factuur en nummering: de nuance die vaak ontbreekt
De Belastingdienst staat een vereenvoudigde factuur toe bij kleine bedragen. Gaat het om een factuur van maximaal €100 inclusief btw, dan mag u minder gegevens opnemen. Ook bij een wijziging van een eerdere factuur volstaat vaak een eenvoudiger document, mits u duidelijk verwijst naar de oorspronkelijke factuur en aangeeft welke gegevens veranderen.
Voor de nummering geldt dat de Belastingdienst een opeenvolgend nummer verlangt. U mag daarvoor één reeks gebruiken, maar ook meerdere reeksen. De volwassen regel is dus niet “één exact format”, maar een nummeringssysteem dat consistent, uniek en uitlegbaar blijft.
Btw op de factuur: standaard, vrijstelling, KOR en verlegging
De factuur zelf verandert zodra de btw-behandeling verandert. De Belastingdienst maakt hier geen cosmetisch onderscheid, maar een inhoudelijk onderscheid:
| Situatie | Wat op de factuur centraal staat |
|---|---|
| Gewone binnenlandse prestatie | Bedrag, btw-tarief en btw-bedrag normaal vermelden |
| Btw-vrijgestelde prestatie | Geen btw-bedrag, maar wel vermelden waarom een vrijstelling geldt |
| KOR | Geen btw op de factuur; factureert u toch, dan vermeldt u dat een vrijstelling geldt |
| Btw verlegd | Vermelden dat de btw is verlegd, plus de extra gegevens die bij het verleggingsscenario horen |
Voor diensten waarbij de btw is verlegd noemt de Belastingdienst bovendien extra factuureisen. Juist daar gaat het vaak mis: ondernemers zetten alleen “0% btw” op de factuur, terwijl de Belastingdienst vooral kijkt of het verleggingskarakter correct en volledig is vastgelegd.
Buitenlandse klanten: geen universele 0%-factuur
De oude versie deed alsof buitenlandse facturatie neerkomt op één sjabloon met 0% btw. Dat is voor 2026 onjuist. Volgens de Belastingdienst geldt voor diensten aan ondernemers in andere EU-landen vaak dat de dienst belast is in het land van de afnemer. In zulke gevallen zet u op de factuur dat de btw is verlegd en vermeldt u ook uw eigen btw-identificatienummer en dat van uw afnemer.
Maar zodra u levert aan particulieren in de EU, is de uitkomst weer anders. De Belastingdienst zegt daar expliciet dat u vaak de btw van het andere EU-land moet berekenen. En bij afnemers buiten de EU hangt de factuurbehandeling opnieuw af van het soort prestatie. De professionele regel luidt dus: begin niet met het tarief, maar met de plaats van dienst en het type klant.
Een factuur corrigeren: traceerbaar blijven
Een wijziging van een factuur moet controleerbaar blijven. De Belastingdienst noemt expliciet dat u bij een wijzigingsfactuur moet verwijzen naar de oorspronkelijke factuur en aangeven welke gegevens u wijzigt. Daarmee wordt correct factureren geen kwestie van een oud pdf-bestand overschrijven, maar van het bewaren van een traceerbare documentketen.
Dat is ook fiscaal van belang: uw factuurcorrectie moet later nog aansluiten op uw administratie en op uw btw-aangifte.
Bewaren en elektronisch factureren
Voor facturen gelden dezelfde administratieve bewaarplichten als voor andere relevante onderdelen van uw administratie. De Belastingdienst zegt bovendien dat facturen die u digitaal ontvangt of verstuurt, ook digitaal bewaard moeten blijven.
Werkt u met e-facturen, scans of systeemmigraties, dan blijft hetzelfde criterium gelden: de administratie moet controleerbaar blijven en de facturen moeten leesbaar, volledig en betrouwbaar bewaard worden.
De professionele factuurroutine voor zzp’ers
- Bepaal eerst het fiscale scenario: klanttype, land en btw-behandeling.
- Gebruik daarna pas het juiste factuurformat.
- Controleer verplichte gegevens per factuur, niet alleen per template.
- Behandel KOR, vrijstelling en verlegging als aparte regimes, niet als variaties op 21%.
- Corrigeer facturen traceerbaar met verwijzing naar het origineel.
- Bewaar digitale facturen digitaal en zorg dat facturen op administratie en aangifte aansluiten.
Voor een zzp’er is dat de volwassen manier van factureren: niet een mooi document sturen, maar een document sturen dat juridisch en fiscaal klopt. Lees voor de vervolgkant ook onze gidsen over ZZP Administratie en BTW Kwartaalaangifte.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik als zzp’er verplicht factureren?
Volgens de Belastingdienst moet u facturen uitreiken voor goederen en diensten aan andere ondernemers en aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn. Bij particulieren geldt die plicht niet in alle gevallen.
Wat moet verplicht op een factuur staan?
Onder meer uw naam en adres, uw btw-identificatienummer, uw KvK-nummer als u bent ingeschreven, de klantgegevens, factuurdatum, opeenvolgend factuurnummer, omschrijving van de levering of dienst, het bedrag en de btw-gegevens.
Mag ik een vereenvoudigde factuur sturen?
Ja, in bepaalde gevallen. De Belastingdienst staat een vereenvoudigde factuur toe bij bedragen tot en met €100 inclusief btw en ook bij sommige wijzigingen van eerdere facturen.
Moet ik onder de KOR btw op mijn factuur zetten?
Nee. Doet u mee aan de KOR, dan zet u geen btw op de factuur. Factureert u wel, dan vermeldt u dat een vrijstelling geldt.
Kan ik voor buitenlandse klanten altijd 0% btw factureren?
Nee. Bij ondernemers in andere EU-landen is btw vaak verlegd, maar bij particulieren in de EU kan juist btw van het andere EU-land gelden. Voor klanten buiten de EU hangt het af van het soort prestatie.
Hoe corrigeer ik een factuur professioneel?
Zorg dat de wijziging traceerbaar blijft. De Belastingdienst verlangt bij een wijzigingsfactuur een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en een duidelijke aanduiding van wat verandert.
Deze tool is uitsluitend bedoeld als indicatie en vormt geen fiscaal advies. Raadpleeg een belastingadviseur voor uw specifieke situatie.