Eerste Medewerker Aannemen in 2026: van zzp’er naar werkgever zonder schijnzekerheid

Deze pagina is volledig herbouwd. De oude versie bevatte vaste omzetdrempels, een universele loonkostenfactor, een verplichte verzuimverzekering die juridisch niet zo bestaat en zelfs een LIV-regeling die inmiddels is afgeschaft. Voor 2026 is een volwassen pagina over uw eerste medewerker iets anders: een specialistische gids over de overstap van zelfstandig werken naar werkgeverschap.

De echte stap: niet groeien, maar werkgever worden

Uw eerste medewerker aannemen is geen gewone capaciteitsuitbreiding. U stapt een ander juridisch en administratief regime in. Vanaf dat moment krijgt u te maken met loonheffingen, loondoorbetaling bij ziekte, arbeidsrecht, Arboverplichtingen en een personeelsdossier dat controleerbaar moet zijn.

De verkeerde vraag is daarom: “Heb ik genoeg werk voor extra handen?” De betere vraag is: kan ik het werkgeverssysteem dragen als omzet tijdelijk tegenvalt of als mijn werknemer ziek wordt?

KVK benoemt daarnaast een praktisch punt dat vaak wordt vergeten: ook als eenmanszaak kunt u gewoon personeel aannemen, maar u blijft daarbij wel persoonlijk aansprakelijk. Een eerste werknemer is dus niet automatisch een BV-signaal, maar wel een serieus risicomoment dat u niet moet bagatelliseren.

Voordat u iemand in dienst neemt: welke alternatieven verschuiven welk risico?

Niet elk capaciteitsprobleem vraagt om een arbeidsovereenkomst. Professioneler is om eerst te bepalen welk risico u eigenlijk wilt oplossen: piekdrukte, specialistisch werk, structurele uitvoering of langdurige continuïteit.

Optie Wanneer deze vaak past Wat u níét krijgt Wat u juist moet bewaken
ZZP’er inhuren Tijdelijk of specialistisch werk Geen klassieke werkgeversrol Voorkom dat de relatie feitelijk op loondienst gaat lijken; lees ook onze VBAR-gids
Uitzendkracht Piekbelasting of korte onzekerheid Minder directe binding en continuïteit U betaalt voor flexibiliteit en laat een deel van het werkgeverschap bij het uitzendbureau
Payrolling Wel capaciteit, minder eigen HR-uitvoering U bent niet de formele werkgever De constructie verlaagt niet elk organisatorisch risico; het werk en de aansturing blijven in uw bedrijf
Werknemer in dienst Structureel werk en langdurige inzetbaarheid Geen flexibiliteit zonder arbeidsrechtelijke gevolgen U draagt het volledige werkgeversdossier

De specialistische fout is hier om “vast werk” en “structureel werkgeverschap” met elkaar te verwarren. Als u vooral onvoorspelbare pieken hebt, kan een werknemer te vroeg zijn. Als het werk juist structureel terugkeert en u zelf de planning, aansturing en continuïteit wilt borgen, wordt een arbeidsovereenkomst sneller logisch.

Kosten: niet rekenen met één opslagpercentage

De oude versie rekende met één universele factor boven op het brutosalaris. Dat is voor 2026 niet professioneel genoeg. Uw werkelijke loonkosten hangen af van onder meer:

  • het brutoloon
  • vakantiebijslag van minimaal 8%
  • werkgeverspremies en loonheffingen
  • pensioen, als een cao of bedrijfstakpensioenfonds dat vereist
  • loondoorbetaling bij ziekte en re-integratiekosten
  • arbodienstverlening, administratie en onboarding
  • het soort contract, sector en omvang van uw onderneming

Daarom is een vast internetgetal als “reken met 30-35% opslag” te grof. De juiste volgorde is andersom: bepaal eerst de rol, vervolgens het salarisniveau en pas daarna de werkgeverslasten die bij úw sector en contractvorm horen.

Een harde ondergrens is wel verifieerbaar: het wettelijk minimumuurloon voor werknemers van 21 jaar en ouder is per 1 januari 2026 vastgesteld op €14,71. Dat is geen adviesloon, maar wel een wettelijke vloer waar uw beloning niet onder mag zakken.

Contractkeuze: tijdelijk, vast, proeftijd en ketenregeling

Een eerste hire begint vaak met een tijdelijk contract, maar ook dat is geen vrijblijvende tussenstap. Rijksoverheid wijst op een aantal regels die u vooraf moet meenemen:

  • proeftijd mag alleen als het contract daarvoor lang genoeg duurt en kent maximumduren
  • aanzegtermijn geldt bij tijdelijke contracten van 6 maanden of langer: u moet de werknemer uiterlijk 1 maand voor de einddatum schriftelijk laten weten of het contract doorgaat
  • ketenregeling: na 3 tijdelijke contracten of als tijdelijke contracten samen langer dan 3 jaar duren, ontstaat in beginsel een vast contract
  • transitievergoeding kan ook verschuldigd zijn als u een tijdelijk contract niet verlengt

Juist bij een eerste werknemer gaat het vaak mis omdat ondernemers het tijdelijke contract behandelen als een soort proefabonnement. Arbeidsrecht werkt niet zo. Ook een eerste, kleine aanstelling kan al een volledig dossier met termijnen, verlengmomenten en vergoedingen meebrengen.

Wat vóór de eerste werkdag geregeld moet zijn

De Belastingdienst zegt dat u zich moet aanmelden als werkgever voordat uw eerste werknemer in dienst komt. U ontvangt dan een loonheffingennummer. Verder moet u vóór de eerste werkdag of uiterlijk direct bij de start uw basisdossier op orde hebben:

  1. Controleer of een cao of pensioenfonds van toepassing is.
  2. Leg de identiteit van de werknemer vast en bewaar een kopie van een geldig identiteitsbewijs in het dossier.
  3. Laat de werknemer gegevens voor de loonheffingen aanleveren.
  4. Richt uw loonadministratie in en bepaal of u die zelf doet of uitbesteedt.
  5. Leg de arbeidsafspraken schriftelijk vast.

De overheid maakt daarnaast onderscheid tussen informatie die u binnen 1 week schriftelijk moet geven en aanvullende gegevens die uiterlijk binnen 1 maand schriftelijk vast moeten liggen. Dat betekent praktisch: ga niet uit van “dat regelen we later nog in een template”. Uw eerste hire vraagt direct om een ordelijke personeels- en salarisadministratie.

Vanaf dag 1: Arbo, ziekte en doorlopende werkgeversplichten

Met uw eerste werknemer beginnen ook meteen de Arbo- en verzuimverplichtingen. Volgens Arboportaal moet iedere werkgever een basiscontract met een arbodienstverlener hebben. Ook moet u een RI&E opstellen en een preventiemedewerker aanwijzen; in kleine bedrijven mag de werkgever die rol vaak zelf vervullen.

Bij ziekte wordt het nog concreter. UWV zegt dat u als werkgever in beginsel maximaal 104 weken loon moet doorbetalen, meestal ten minste 70% van het loon. Daarbovenop komen re-integratieverplichtingen. Dit is precies waar de oude versie de mist in ging: de loondoorbetalingsplicht is wettelijk; een verzuimverzekering is een manier om dat financiële risico te beperken, maar niet de wettelijke plicht zelf.

Praktisch onderscheid:
Verzekeren en verplicht zijn, zijn hier twee verschillende dingen. De wet verplicht u tot loonbetaling en re-integratie. Een verzekering kan helpen dat risico te dragen, maar vervangt de wettelijke verantwoordelijkheid niet.

Regelingen in 2026: wat nog bestaat en wat juist niet meer

De oude versie noemde subsidies alsof elke eerste werkgever daar standaard gebruik van maakt. Dat is onjuist. In 2026 moet u veel preciezer kijken.

  • LIV hoort niet meer thuis in een 2026-gids: het lage-inkomensvoordeel is per 1 januari 2025 afgeschaft.
  • LKV bestaat nog, maar is doelgroepspecifiek. Rijksoverheid noemt onder meer oudere werknemers, arbeidsbeperkte werknemers en herplaatste arbeidsgehandicapte werknemers. Het is dus geen algemene “eerste medewerker”-premie.
  • Proefplaatsing en de no-riskpolis kunnen relevant zijn als u iemand uit een uitkerings- of arbeidsbeperkingssituatie aanneemt. Dat zijn gerichte instrumenten, geen standaardbonus voor elke eerste hire.
  • SLIM kan in 2026 nog relevant zijn voor leren en ontwikkelen in het mkb, maar ook dat is geen algemene loonkostensubsidie.

De professionele conclusie is dus niet “welke subsidie krijg ik?”, maar: valt deze kandidaat onder een specifieke regeling en past die regeling bij mijn situatie?

De professionele volgorde voor uw eerste hire

  1. Toets eerst of het werk structureel genoeg is voor werkgeverschap, niet alleen voor extra uren.
  2. Vergelijk werknemer, zzp-inhuur, uitzend en payroll op risicoverdeling, niet alleen op snelheid.
  3. Begroot de rol volledig met loon, vakantiebijslag, premies, Arbo, pensioen en verzuimrisico.
  4. Kies bewust uw contractvorm en bewaak proeftijd, aanzegging, keten en transitievergoeding.
  5. Regel vóór dag 1 het werkgeversdossier: loonheffingen, identiteit, loonadministratie, cao en schriftelijke afspraken.
  6. Zorg dat Arbo en ziekteverplichtingen direct werkbaar zijn, niet pas zodra er iets misgaat.

Dat is de volwassen standaard voor 2026. Niet eerst iemand aannemen en daarna ontdekken wat werkgeverschap inhoudt, maar eerst het systeem bouwen en dan pas het contract sluiten. Lees aansluitend ook onze gidsen over ZZP Administratie, Eenmanszaak naar BV en verzekeringen.

Veelgestelde vragen

Kan ik als eenmanszaak mijn eerste werknemer aannemen?

Ja. KVK zegt expliciet dat ook een eenmanszaak personeel kan aannemen. U blijft daarbij wel persoonlijk aansprakelijk, omdat de eenmanszaak geen afgescheiden rechtspersoon is.

Moet ik een verzuimverzekering afsluiten voordat ik iemand in dienst neem?

De wet verplicht u tot loondoorbetaling bij ziekte en re-integratie. Een verzuimverzekering kan helpen dat risico af te dekken, maar is niet hetzelfde als de wettelijke verplichting zelf.

Kan ik gewoon met een tijdelijk contract beginnen en later wel zien?

Niet zonder dossier. Ook bij tijdelijke contracten gelden regels voor proeftijd, aanzegtermijn, ketenregeling en mogelijk transitievergoeding. Een tijdelijk contract is dus geen juridisch neutrale tussenfase.

Wat moet er geregeld zijn vóór de eerste werkdag?

Minimaal uw aanmelding als werkgever, de loonadministratie, identiteitsvaststelling, loonheffingsgegevens van de werknemer, controle op cao/pensioen en schriftelijke arbeidsafspraken.

Hoe lang moet ik loon doorbetalen als mijn werknemer ziek wordt?

UWV noemt als hoofdregel maximaal 104 weken loondoorbetaling bij ziekte, meestal ten minste 70% van het loon. Daarnaast hebt u re-integratieverplichtingen.

Bestaat er in 2026 nog een standaard subsidie voor een eerste werknemer?

Niet als generieke regeling. Het LIV is afgeschaft per 1 januari 2025. Wat nog bestaat, zijn gerichte regelingen zoals bepaalde LKV’s, proefplaatsing, no-riskpolis of SLIM, afhankelijk van de kandidaat en de situatie.

Deze tool is uitsluitend bedoeld als indicatie en vormt geen fiscaal advies. Raadpleeg een belastingadviseur voor uw specifieke situatie.